Visar inlägg med etikett effektivitet. Visa alla inlägg
Visar inlägg med etikett effektivitet. Visa alla inlägg

onsdag 2 april 2014

Att skjuta upp saker

Tillhör du dem som skjuter på uppgifter privat och på jobbet? Du är inte ensam! Jag läste en intressant artikel i på siten ingenjörskarriär om just att skjuta på uppgifter. Här uppges att ca 20% av alla vuxna upplever att de har problem med detta i vardagen.

För egen del så upplever jag att detta kan gå upp och ner, och så tror jag att det är för de flesta. I vissa perioder är det motigt och man känner att man inte klarar av att få någonting slutfört. Då är det lätt att bli distraherad och svårt att fokusera på det som verkligen är viktigt. I andra perioder går allt nästan av sig själv och man känner ett "flow".

De orsaker som nämns är:

  • Det måste finnas en belöning för att slutföra en aktivitet.
    Här känner jag inte riktigt igen mig. Att slutföra en aktivitet kan vara en belöning i sig kan jag tycka. Man borde kanske bli bättre på att ge sig själv en klapp på axeln när man lyckas med något. Det är väldigt lätt att fastna och hänga upp sig på det som inte fungerar.
  • Ju längre fram i tid som värdet infaller av att avsluta en aktivitet, desto mindre sannolikt blir det att vi slutför den idag.
    Hög igenkänningsfaktor här! Att ha en tydlig och nära tidsram för en uppgift får mig att fokusera mer för att verkligen slutföra den. Det får mig också att tänka på Parkinsons lag, som enkelt kan uttryckas som "En arbetsuppgift kommer att ta exakt den tid som är avsatt för ändamålet.". Sant sedan 1957!

Mitt recept för att bryta av, om man befinner sig i en motig period är att använda Pomodoro tekniken, som jag skrivit om tidigare. Ni kan även läsa mer om detta på wikipedia. En enkel metod som får åtminstone mig att bit för bit arbeta av "tråkiga och motiga" uppgifter som måste göras. När jag sedan är igång så behöver jag inte detta och glömmer bort det tills det behövs nästa gång.

Jag har också noterat att det verkar finnas ett läge när detta beteende blir sjukligt - Prokrastinering. Inget vidare men jag tror jag har en bra bit kvar dit!

Andra bloggar om: , ,

torsdag 28 oktober 2010

Pomodoro – effektivitet i perioder

Jag har tidigare beskrivit att jag använder mig av GTD-metodiken för att effektivisera mitt arbete och för att faktiskt komma ihåg alla de saker som man tar på sig och lovar andra. Detta fungera för mig mycket bra och något som jag kommer att jobba vidare med. Men, detta effektiviserar bara att hålla koll på allt som måste göras - det utför inget. Att höja koncentrationen och effektiviteten på det man ska göra kan ibland halta. Man har 1000 saker som ska göras men ändå så är det svårt att motivera sig att verkligen jobba och slutföra en uppgift.

Så därför blev jag glad när jag snubblade över en sida angående Pomodoro-tekniken. Kortfattat så går det ut på att jobba intensivt i 25 minuter med en uppgift för att sedan ta en rast på 3-5 minuter. Upprepa till uppgiften är utförd. Allt detta hålls i ordning av en vanligt kökstimer. Kökstimer kan ibland ha utseende av en tomat - därav namnet på metoden – Pomodoro är italienska för tomat. Varje avslutad period markeras vid respektive aktivitet i en lista. Eventuella störningar markeras också och detta gör att man får ett fokus på störningar och hur ofta man faktiskt låter sig störas och har tankarna på annat än den faktiska uppgiften.

Metoden kan ju givetvis anpassas så att den passar ens personliga önskemål bättre. Perioderna kan vara kortare eller längre, rasterna lika så. För egen del så för jag inte upp mina "pomodoro-uppgifter" på en speciell lista utan här samkör jag det med de listor jag redan har i GTD-systemet. Det passar mig bättre. Sedan jobbar jag inte med Pomodoro varje dag utan endast då jag måste ta mig i kragen för att få någonting gjort. Som vanligt, när man får något uträttat, så känner man en tillfredsställelse med det och därigenom en egen, personlig belöning. Kökstimern har jag bytt ut mot mobiltelefonen. Jag skulle tro att det inte skulle vara så poppis hos arbetskamraterna att använda en riktig tickande kökstimer.

Så nästa gång du har det är motigt att motivera dig på jobbet, prova Pomodoro, det kanske är just det du behöver?!

Andra bloggar om: , ,

måndag 6 september 2010

Det är SMART att ha mål

Att ha mål är viktigt. Att veta vart man ska ger en mening till det man gör. Man får ett varför.

Man brukar säga att ett mål ska vara SMART.

  • Specifikt
  • Mätbart
  • Accepterat
  • Realistiskt
  • Tidsbestämt

För egen del så har jag aldrig varit så fokuserad och verkligen inriktad på ett mål som när jag och en arbetskamrat bestämde oss för att köra Vasaloppet. Här var målet verkligen SMART och resan mot målet överraskade mig. Jag hade ett verkligt driv och en verklig vilja att nå ända fram. Ett driv och vilja långt över det jag känner när jag är på mitt arbete. Denna känslan skulle jag vilja ha på nytt. Kanske inte i varje projekt eller del av livet men oftare än vad jag känner det idag.

Jag har mål, på jobbet och när det gäller vår ekonomi men jag känner att de borde bli tydligare mot oss själva.
Varför har vi dessa mål och varför vill vi uppnå dessa?
Prioriterar vi fel bland våra mål?

Genom att ha ett tydligt mål så hjälper det att hålla motivation och fokus uppe. Därför har jag nu skrivit ner mål för mig under resten av 2010 som ska hjälpa mig på vägen, så att jag tar rätt riktning. Det är mål som är privata, gäller huset, familjen och utveckling på jobbet. Jag håller tummarna och hoppas att det funkar!

Andra bloggar om: , ,

måndag 29 mars 2010

Är du en bluff på jobbet?

Detta gäller inte det som tidningen Chef presenterade för några månader sedan. En undersökning där det resultatet var att 45% utav de tillfrågade cheferna hade någon gång känt sig som "en bluff på jobbet". Nu gällde detta just chefer och med anledning av att de ibland var osäkra om deras kompetens räckte till och att kompetensen ibland blev ifrågasatt.

Jag skulle istället vilja ställa frågan om hur många som känner sig som en bluff på jobbet med avseende arbetsbelastning och arbetsåtagande. Nya undersökningar om användningen av sk. sociala medier, Facebook, Twitter och Bloggar, på jobbet skvallrar om att alla inte direkt har 100% belastning på jobbet. Hur mycket tid ägnas egentligen åt Facebook, bloggar och allmän slösurf på jobbet på arbetstid? Min gissning är att det är rätt så utbrett. Vi är nog många som känner igen ljudet av en snabb alt-tab när man kommer in till en kollega för att ställa en fråga. Enligt undersökningen ovan så ägnar en kontorsarbetare i genomsnitt 3 timmar om dagen till detta.

Kanske behöver det här inte vara negativt? Det är kanske det andningshål som människor behöver på jobbet för att göra ett effektivt arbete, när de väl arbetar? Facebook har nog till stor del ersatt det tidigare så vanliga småpratandet och kaffedrickandet inne hos kollegorna. Men det är hisklig massa tid som arbetsgivaren måste betala utan att något verkligt arbete blir utfört.

Vissa företag och landsting inför nu spärrar, tidbegränsningar och varningar då användaren försöker använda sociala nätverk på jobbdatorn. Region Skåne har tex lagt in en varning att användandet av Facebook strider mot IT-policyn.

För egen del så arbetar jag fortfarande efter GTD-metoden och känner att jag har blivit mer effektiv i och med det. Men, med handen på hjärtat, så blir det ibland besök på någon ekonomiblogg på arbetstid, men några 3 timmar blir det inte. Den dagen det är så illa, är det nog dags att se sig om ett nytt jobb.

Andra bloggar om: , ,

onsdag 13 januari 2010

GTD – Få saker gjorda

Jag har just läst ut David Allens bok “Få det gjort!” med undertexten “svart bälte i vardagseffektivitet”. Metoden är mer känd som GTD eller “Getting things done”.

Boken fokuserar på personlig effektivitet och resultat. Genom att systematiskt gå igenom allt man har på gång, lovat andra, lovat sig själv, vill göra och föra upp och sortera detta i listor så innebär det att man slipper gå runt och tänka på allt man borde komma ihåg och fokusera på det man egentligen borde göra och detta mer effektivt än annars.

Första delen av boken beskriver grunderna som GTD bygger på:

Samla – Sammanställ allt som du måste göra: meddelanden att besvara, artiklar att läsa, projekt att
genomföra, idéer att förverkliga mm. Detta kallas systemets “inkorg”.

Processa – Gå igenom allt du har samlat enligt ovan och besluta vad du nästa åtgärd är för respektive punkt. Här ska en strikt arbetsordning följas:

  • Börja från början.
  • Hantera ett objekt i taget.
  • Lägg aldrig något tillbaka i "inkorgen"
  • Om ett objekt kräver åtgärder:
    • Gör det med en gång (om det tar mindre än två minuter)
    • Delegat uppgiften
    • Skjuta upp uppgiften
  • Om ett objekt inte kräver åtgärder:
    • Spara som referens
    • Kasta bort den
    • Spara den för eventuella senare åtgärder

Organisera – Ordna uppgifter och projekt i listor för att inte behöva hålla allt i huvudet.

Granska – Gå igenom listorna regelbundet och fånga upp sådant som behöver åtgärdas. Prioritera det som är i störts behov att uppmärksamhet och som kan genomföras där du befinner dig (kontoret, i bilen etc.)

Genomför – Utföra de uppgifter i den ordning du har prioriterat dem.

Andra delen av boken går mer igenom hur du gör detta i praktiken vilket ibland kändes segt och lite överflödigt. Del 1 var helt klart den mest läsvärda enligt mitt tycke.

Jag tycker boken innehåller vissa saker som man absolut kan ta till sig och använda men jag tycker nog att det blir lite många listor om man ska följa det slaviskt. Jag har provat detta nu några veckor och den största vinsten för mig var faktiskt att verkligen göra saker med en gång istället för att skjuta upp dem. Dessutom får man med hjälp av listorna möjlighet att “kryssa av” sådant man har gjort och får då ett kvitto på att arbetet faktiskt går framåt vilket i sin tur ger motivation.

Uppdatering 2010-10-28: Jag kompletterar detta med Pomodoro-tekniken ibland när det är segt med motivationen.

LinkWithin

Related Posts with Thumbnails